Cloudbasierte Tools sind für Fachleute aller Branchen unverzichtbar geworden und ermöglichen schnellere und effizientere tägliche Arbeit. Doch dieser Komfort hat oft seinen Preis: die zunehmende Anfälligkeit für Cyberangriffe, Datenlecks und DSGVO-Verstöße. Wenn ein scheinbar harmloser Klick auf „Speichern“ die Vertraulichkeit gefährden kann, ist digitale Sicherheit kein Bonus mehr – sie ist die Grundlage für Professionalität.

Moderne Tools für die Remote-Arbeit erscheinen auf den ersten Blick wie ein Segen: sofortiger Dateizugriff von überall, reibungslose Teamarbeit, automatische Backups und schnelle Synchronisierung. Doch hinter diesen Vorteilen verbirgt sich ein ernstes Risiko. In die Cloud hochgeladene Dateien landen oft auf Servern in Ländern, deren Datenschutzstandards sich deutlich von denen der EU unterscheiden. In den meisten Fällen haben Nutzer kaum oder gar keine Ahnung, wo ihre Daten gespeichert sind – oder wer darauf Zugriff hat.

Die französische Cybersicherheitsbehörde ANSSI warnt, dass die Gefahr unbefugter Zugriffe von Jahr zu Jahr zunimmt. Gleichzeitig erfüllen viele weit verbreitete Cloud-Anbieter die Datenschutzanforderungen der EU nicht, wie Berichte von Initiativen wie France Num zeigen. Daher sollte sich jeder Nutzer – unabhängig von seiner Branche – bewusst sein, dass die Wahl des falschen Tools zu schwerwiegenden Verstößen gegen die Informationssicherheit führen kann.

Wenn ein Leck doppelt wehtut

In der digitalen Welt sind Daten eine der wertvollsten Ressourcen. Sie können Finanzunterlagen, rechtliche Vereinbarungen, persönliche Daten, medizinische Akten, Geschäftsstrategien, akademische Forschungsergebnisse, Studenteninformationen oder Kundendatenbanken enthalten.

Werden solche Daten versehentlich offengelegt, geht der Schaden über den Image- oder Rufschaden hinaus. Die Folgen können zivil- und strafrechtliche Folgen haben.

Unternehmen, die an der Schnittstelle zwischen Technologie und Sicherheit tätig sind, wie beispielsweise Lionbridge oder LanguageWire, schlagen Alarm angesichts der wachsenden Zahl von Angriffen auf Benutzer von KI-basierten Tools und Plattformen für maschinelle Übersetzung.

Noch beunruhigender ist die Tatsache, dass viele kostenlose Online-Tools die Daten überhaupt nicht verschlüsseln und die Benutzer inmitten eines digitalen Sturms völlig ungeschützt zurücklassen.

Wenn Dateien zu Geiseln werden

Besonders gefährlich wird es, wenn Daten nicht nur durchsickern, sondern von Cyberkriminellen als Geisel genommen werden. Ransomware – Schadsoftware, die in der Cloud gespeicherte Dateien verschlüsselt und für deren Freigabe eine Zahlung verlangt – gehört mittlerweile zu den häufigsten Formen von Cyberangriffen.

Zu den Opfern zählen häufig Freiberufler, kleine Forschungsteams, Anwaltskanzleien oder Ein-Personen-Unternehmen – Umgebungen, in denen es in der Regel keinen dedizierten IT-Support oder umfassende Cybersicherheitsexpertise gibt. Die Wahl einer unverschlüsselten Cloud-Plattform macht diese Benutzer zu besonders leichten Zielen.

Nicht alle Bedrohungen kommen von außen. Experten weisen zunehmend auf die Risiken hin, die von Insidern ausgehen – Personen mit Administratorrechten innerhalb eines Unternehmens, einer Institution oder eines Projektteams. Diese Personen können Dateien ohne Wissen des Autors kopieren, verändern oder löschen. Je umfassender die Zugriffsrechte, desto höher das Missbrauchsrisiko.

Zugriffsmanagement sollte ein Eckpfeiler der digitalen Hygiene sein. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Aktivitätsprotokollüberwachung, minimale Berechtigungsmodelle und die Auswahl von Plattformen, die Daten sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsseln, sind wesentliche Praktiken. Ohne diese Sicherheitsvorkehrungen ist der Verlust der Kontrolle über die eigene digitale Umgebung nur eine Frage der Zeit.

Was verdient besonderen Schutz?

Nicht alle Informationen sind automatisch sensibel – doch je nach Kontext können nahezu alle Daten sensibel werden. E-Mail-Adressen, Kundenlisten, Forschungsprojekte, Personalunterlagen, Analyseergebnisse, Geolokalisierungsdaten oder die Korrespondenz mit Partnern – all dies kann zu Werkzeugen für Manipulation, Druck oder Erpressung werden.

Besondere Vorsicht ist beim Umgang mit personenbezogenen und medizinischen Daten, Dokumenten mit Vertraulichkeitsklauseln oder Materialien, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, geboten. Selbst die versehentliche Nutzung einer ungesicherten Plattform kann zu einem Verstoß gegen die DSGVO mit schwerwiegenden rechtlichen Konsequenzen führen.

Natürlich stellt nicht jede Cloud-Plattform ein Risiko dar – solange Sie sorgfältig auswählen. Dienste wie Tresorit, Sync.com oder Proton Drive bieten vollständige Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und speichern Daten in Ländern, die DSGVO-konform sind. Andere, wie Notion, Asana oder Trello, sind zwar benutzerfreundlich, bieten aber mit ihren standardmäßigen Datenschutzeinstellungen nicht immer ausreichend Schutz.

Bei der Auswahl digitaler Tools sollte die Sicherheit Vorrang vor Design, Komfort oder Preis haben. Wirklich sichere Plattformen sind nicht nur funktional, sondern bieten auch Transparenz darüber, wer Zugriff auf Ihre Daten hat und wie diese geschützt werden.

Bewusstsein als Ihr Schutzschild

Technologie allein kann Sie nicht schützen, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie sicher nutzen. Das Verständnis der Risiken und die Einhaltung bewährter Verfahren gehören heute zur grundlegenden digitalen Kompetenz, die von jedem modernen Berufstätigen erwartet wird. Schulungen zur Cybersicherheit – darunter zu Passwortschutz, Phishing-Bewusstsein, VPN-Nutzung, Datenmanagement und DSGVO-Konformität – sollten ebenso grundlegend sein wie Kenntnisse im Umgang mit Excel oder Word.

Klare interne Richtlinien sind entscheidend: Was darf über die Cloud versendet werden? Wann ist die Zustimmung des Kunden erforderlich? Wie sollte auf einen Sicherheitsvorfall reagiert werden? Geheimhaltungsvereinbarungen, Sicherheitsrichtlinien, regelmäßige Passwortänderungen und die Nutzung professioneller Datenspeicherdienste sollten Standard sein – nicht die Ausnahme.

In Zeiten weit verbreiteter Remote-Arbeit, in denen ein einziger Klick zu massivem Datenverlust führen kann, reicht es nicht mehr aus, sich auf Standardeinstellungen zu verlassen oder auf das Beste zu hoffen. Der verantwortungsvolle Umgang mit digitalen Tools, die Kenntnis der Regeln und der Schutz von Informationen sind nicht mehr nur ein Zeichen von Professionalität – es ist eine Frage der Ethik in allen Branchen.

Vertraulichkeit ist kein Luxus. Sie ist ein Prinzip. Und Prinzipien erfordern, wie alle Werte, die es wert sind, hochgehalten zu werden, Taten – nicht nur Absichten.

Geschrieben von

Gestalten Sie das Gespräch

Haben Sie etwas zu dieser Geschichte beizutragen? Haben Sie Ideen für Interviews oder Blickwinkel, die wir untersuchen sollten? Lassen Sie uns wissen, ob Sie eine Fortsetzung oder einen Kontrapunkt schreiben oder eine ähnliche Geschichte erzählen möchten.